A partir de outubro, a agenda já extensa dos síndicos de condomínios ganha reforço extra. São atividades que precisam ser iniciadas desde já e demandam planejamento, organização e atenção redobrada, tal qual em uma empresa, para o cumprimento dos prazos estabelecidos e a fim de que os condomínios estejam quites com todas as exigências da lei. O alerta é da Lello, empresa de administração condominial.
Além da aplicação do dissídio dos funcionários, pagamento do décimo-terceiro e encargos e do planejamento para emissão da cota condominial de janeiro com a devida antecedência para que os condôminos possam programar seu pagamento antes da viagem de férias, evitando a inadimplência e o conseqüente comprometimento do caixa do condomínio, a agenda de final de ano dos edifícios inclui muitas outras atribuições, com vistas ao cumprimento de prazos que expiram nos três primeiros meses do ano seguinte.
É necessário, por exemplo, reunir todos os documentos e guias para a entrega da Dirf (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) dos funcionários e de todos os fornecedores que prestaram serviços ao condomínio ao longo do ano. O prazo para a entrega vence em março, assim como o do Informe de Rendimentos dos empregados e prestadores de serviço, mas a documentação costuma ser extensa e precisa estar em ordem o quanto antes, para a elaboração da declaração e cumprimento do prazo legal.
Do mesmo modo, é preciso ter todos os documentos em mãos para o preenchimento e entrega, até março, da Rais (Relação Anual de Informações Sociais), que realiza o controle dos registros do FGTS de funcionários e da arrecadação e concessão de benefícios previdenciários, além da identificação dos trabalhadores com direito ao PIS.
Além disso, os síndicos precisam preparar a assembleia que geralmente acontece no início de ano que irá aprovar o orçamento do próximo exercício. Parece algo banal, mas definitivamente não o é, uma vez que uma previsão orçamentária adequada é fundamental para garantir o cumprimento do plano de trabalho do condomínio e a cobertura de todos os custos operacionais com trabalhadores e prestadores de serviços.
“Uma das recomendações que usualmente fazemos é para que o síndico submeta à aprovação da assembleia o provisionamento das despesas extras de final de ano ao longo de 12 meses. Desta forma, evita-se que o valor da cota condominial paga mensalmente pelos moradores possa sofrer aumentos de até 15% no último trimestre em razão de obrigações sazonais”, diz Angélica Arbex, gerente de Marketing da Lello Condomínios.
Segundo Angélica, outra dica importante é que o síndico esteja atento ao período de grande vacância de moradores, em que mais da metade dos apartamentos ficará desocupada por um longo período, e reforce junto a zelador, funcionários e aos próprios condôminos as orientações de segurança preventiva que auxiliem a proteger o condomínio contra a atuação de criminosos.
